Der richtige Platz für Dokumente
Sie brauchen keinen Tresor, weil Sie kein Bargeld zuhause aufbewahren? Weil der Schmuck der Erbtante keinen hohen materiellen Wert besitzt?
Klar, nicht jeder ist Dagobert Duck und sitzt auf einem Berg voller Goldbarren oder hortet Schmuck von Tiffany. Und das alte Gemälde am Dachboden ist leider kein echter Van Gogh oder Rubens, sondern nur die Oma in Öl.
Was aber jeder besitzt, das sind Dokumente. Und die gehören an einen sicheren Platz.
Was ist ein Dokument?
Es handelt sich um ein
- Amtliches Schriftstück
- Beweisstück, Beleg, Zeugnis
Der Ursprung kommt aus dem lateinischen Wort documentum = Beweis, Lehre.
Dokumente „beweisen“ nun z.B. wer man überhaupt ist (Geburtsurkunde) oder aus welchem Land man stammt (Staatsbürgerschaftsnachweis).
Zeugnisse sind der Nachweis über den Schulverlauf. Arbeitszeugnisse geben Auskunft darüber, wie lange jemand bei einem Unternehmen beschäftigt war. Welche Tätigkeit hat er ausgeführt, warum wurde das Dienstverhältnis beendet. Welche Fortbildung wurde getätigt, welche Praxis-Zeiten absolviert usw.
Pass oder Personalausweis benötigt man zur Ein- und Ausreise für andere Länder. Damit weist man sich aus – das Dokument bestätigt, dass man diese Person ist.
Der Umfang wächst
Zu Beginn besitzt der kleine Erdenbürger nur die Geburtsurkunde. Dann bekommt er einen Staatsbürgerschaftsnachweis. Zeugnisse folgen, Impfnachweise, es wird geheiratet. Dann gesellt sich eine Schenkungsurkunde aus einem Erbe dazu. Und am Ende eines Lebens wird sogar der Tod bestätigt – mit einer Sterbeurkunde. Von der Geburt bis zum Tod wird alles dokumentiert.
Was lässt sich daraus ablesen? Dokumente vermehren sich, aus einem Papier werden bald mehrere. Aus einer Mappe wird ein Ordner. Aus einem Ordner werden mehrere Aktenbehältnisse.
Zu Beginn verwahren Eltern Dokumente für ihr Kind. Mit Eintritt ins Erwachsenenalter sollte jeder eine eigene Dokumentenmappe besitzen.
Welche Dokumente sind wichtig?
Hier unterscheidet man zwischen
- Persönlichen Dokumenten
- Kaufmännischen Dokumenten
Im Privatbereich handelt es sich meistens um persönliche Dokumente.
Persönliche Dokumente
- Geburtsurkunde
- Staatsbürgerschaftsnachweis
- Impfpass
- Zeugnisse – Schule, Universität, Fortbildung, Praxisnachweis
- Ausweis
- Einkommensteuernachweise
- Versicherungspolizzen
- Unterlagen zu Wertpapieren
- Kaufverträge
Wenn man einen Betrieb leitet oder ein großes Unternehmen führt, kommen noch viele andere - kaufmännische Dokumente – dazu. Diese wichtigen Papiere werden immer wieder benötigt. Für etliche Dokumente gibt es Aufbewahrungsvorschriften. Somit sind Dokumentenschränke im gewerblichen Bereich unverzichtbar. Dort gibt es noch viel mehr aufzubewahren als im privaten Bereich.
Kaufmännische Dokumente
- Gewerbeanmeldung
- Betriebshaftpflicht
- Bilanzen
- Auszüge aus div. Grundbüchern, Handelsregister etc.
- Betriebsvereinbarungen
- Lohnunterlagen
- Kreditunterlagen
- Kundendaten (DSGVO - Datenschutzgrundverordnung)
Sehr viele Dokumente gibt es immer noch in Papierform. Selbstverständlich können wichtige Daten aber auch in Form von Datenträgern gespeichert werden. Dazu zählen DVDs, CDs, externe Festplatten, div. Sticks usw.
Für beide Arten gibt es die richtigen Tresore – Dokumentenschränke und Datenschutzschränke. Dieses Thema wird noch extra behandelt.
Wo sollen Dokumente hin?
Wo ist der Pass? Gestern lag er doch noch am Schreibtisch, heute ist er nirgends zu finden – kommt Ihnen das bekannt vor? Womöglich geht das Flugzeug in ein paar Stunden und Panik setzt ein.
Das kann man vermeiden, wenn
- alle Dokumente an einem Platz
- sicher und ordentlich
verwahrt werden. Vorausgesetzt, die entnommenen Unterlagen wandern auch wieder zurück und werden nicht irgendwo abgelegt.
Am besten aufgehoben sind Dokumente in Mappen/Ordnern. Eingehüllt in Klarsichtfolien, chronologisch geordnet oder mit Trennblättern unterteilt. Wie man seine Dokumente privat verwaltet, ist die Angelegenheit jedes einzelnen.
In gewerblichen Bereichen muss geregelt sein, wer Zugang zu den Dokumenten hat. Papiere, die nicht für alle Mitarbeiter bestimmt sind, gehören in einen sicheren Tresor. Rechnungen, Vereinbarungen etc., auf die viele Personen Zugriff haben, sind in Aktenschränken gut aufgehoben.
Worauf muss ich bei der Dokumentenverwahrung achten?
- Feuerschutz
- Einbruchschutz
- Beides gleich wichtig
Überlegen Sie immer vor Erwerb eines Tresors, was er für Sie unbedingt bieten muss. Steht der Feuerschutz an erster Stelle? Dann brauchen Sie einen zuverlässigen Feuerschutz.
Wollen Sie den Inhalt vor unerlaubten Zugriffen schützen? Unbedingt einen Tresor mit Sicherheitsstufe wählen.
Sie gönnen Ihren Dokumenten einen zuverlässigen Feuer- und Einbruchschutz? Dann fällt die Wahl auf einen Safe mit zwei Zertifikaten. Eines bestätigt den geprüften Einbruchschutz, das andere den hohen Feuerwiderstand.
Gut überlegen, Entscheidung treffen und auswählen!
Möglichkeiten zur Dokumentenaufbewahrung
SICHERHEITSBEHÄLTNIS | EINBRUCHSCHUTZ | FEUERSCHUTZ |
Schreibtischlade | nein
| nein |
Aktenschrank | Ungeprüft oder geprüft | Bedingter Brandschutz bzw. zertifizierter möglich |
Wertfach, Tresor ohne Sicherheitsstufe | ungeprüft | gering |
Wertschutzschrank mit Sicherheitsstufe | geprüft | bedingter Brandschutz |
Feuerfester Dokumententresor Feuersicherer Wertschutzschrank Feuerfester Datenschrank | geprüft | Zertifizierter Brandschutz |
Aktenschrank
Aktenschränken kommt vor allem im gewerblichen Bereich eine große Bedeutung zu. Viele Unterlagen müssen jahrelang aufbewahrt werden. Sie dienen immer wieder als Nachschlagewerke oder müssen für Prüfungszwecke hervorgeholt werden.
Ein Einbrecher ist nicht unbedingt darauf aus, dass er sich alte Dokumente unter den Nagel reißt – außer es ginge um Betriebsspionage. Der will Bares und Wertvolles, keine Ordner mit Bilanzen und Steuerbescheiden.
Der Feuerschutz wird demnach eine größere Rolle spielen als der Einbruchschutz. Aktenschränke können mit feuerhemmenden Spezialfüllungen ausgestattet sein. Diese schützen vor leichten Bränden. Solche Aktenschränke könnten Rechnungen enthalten oder Schriftstücke, die nicht von immenser Wichtigkeit sind. Oder solche, die zusätzlich bereits digital abgespeichert sind.
Geräumige Aktenschränke aus Stahl gibt es in vielen Varianten – mit Schutz vor leichten Bränden, mit zertifiziertem Brandschutz und auch mit geprüftem Einbruchschutz.
Wertfach, Tresor ohne Sicherheitsstufe
Ein Wertfach oder ein Möbeltresor findet in der kleinsten Wohnung Platz. Durch den Einbau im Schrank oder in einer Kommode wird der Safe unsichtbar. Eine solide Verankerung sorgt dafür, dass der Minitresor bei einem Einbruch nicht weggetragen werden kann. Diese kompakten Safes sind nicht sehr groß, für eine Dokumentenmappe ist aber Platz.
Tresore ohne Sicherheitsstufe sind nach Absprache mit der Versicherung versicherbar. Sie sind günstig in der Anschaffung und in jedem Fachgeschäft, Baumarkt etc. zu bekommen. Der Feuerschutz ist dürftig, eventuell schützt eine Feuerfalz vor sehr leichten Bränden.
Da sie keinen geprüften Einbruchschutz besitzen, haben Profieinbrecher auch kein Problem, sie aufzubekommen. Doch wie erwähnt – das Interesse am „Papierkram“ wird gering sein. Bargeld, Schmuck, Uhren, Laptop, Kamera usw. sind als Beute wesentlich interessanter.
Wertfächer und Tresore ohne Sicherheitsstufe befinden sich zum Großteil in Privathaushalten.
eo.
Wertschutzschrank mit Sicherheitsstufe
Eine Sicherheitsstufe bedeutet einen geprüften Einbruchschutz. Der wird bei strengen Tests nach EU-Normen festgelegt. ESSA, VdS u.a. unabhängige Institute stellen das Zertifikat aus. Die Plakette im Tresorinneren ist der Beweis für die durchgeführte Prüfung.
Sie erkennen ganz schnell, ob Sie einen geprüften Tresor vor sich haben. Plakette vorhanden = geprüft!
Die Sicherheitsstufe ist für die Versicherung wichtig zur Einstufung der Versicherungswerte. Je höher sie ausfällt, desto mehr lässt sich versichern.
In einem zertifiziertem Wertschutzschrank sind Dokumente somit sicher vor Fremdzugriffen. Aufgrund der massiven Bauweise schützen Sie schon etwas länger vor Bränden. Der Wertschutzschrank wird meistens im Privatbereich für Dokumente und Wertgegenstände verwendet. So können Bargeld, Schmuck und Dokumente an einem Platz sicher verwahrt werden.
Ist der geprüfte Wertschutzschrank zusätzlich mit einem zertifizierten Feuerschutz ausgestattet, dann haben Sie den idealen Tresor für Dokumente und Wertgegenstände gefunden.
Feuerschutz Dokumententresor
Der sicherste Platz für Dokumente in Papierform ist ein feuerfester Dokumententresor. Diese hochwertigen Dokumententresore gibt es in unterschiedlichen Größen und Ausführungen. Ob für 2 Ordner oder für 20 und mehr – durch die unterschiedlichen Modelle findet jeder den Safe, der seinen Bedürfnissen entspricht. Das große Einsatzgebiet liegt im gewerblichen Bereich, wo enorm viele Ordner zu verstauen sind.
Das können Sie von einem feuersicheren Dokumentenschrank erwarten:
- Feuerschutz für Papierdokumente (30, 60 oder 120 Minuten)
- Massive Bauweise
- Geprüfter Einbruchschutz
- Geprüftes Schloss (Doppelbart- oder Elektronikschloss)
- Privat und gewerblich versicherbar
- Inneneinrichtung (Fachböden, Innentresor) – je nach Modell
- Montagematerial
- Sonderausstattung (modellabhängig)
- Einbruchmeldeanlage-Vorbereitung (modellabhängig)
Was ist der Unterschied zwischen feuerfestem Dokumententresor und feuersicherem Wertschutzschrank?
Feuersicherer Wertschutzschrank
Der feuersichere Wertschutzschrank ist ein Tresor für Wertgegenstände und Dokumente. Wer nun auf der Suche nach einem „Allrounder“ ist, hat die Lösung gefunden. Dokumente, Schmuck, Bargeld etc. finden unter einem Dach Platz. Sie sich sicher vor Fremdzugriff und Feuer. Der ideale Wertschutzschrank für den Privatbereich.
Feuersicherer Dokumentenschrank
Der feuersichere Dokumentenschrank ist für die Aufbewahrung von vielen Ordnern gedacht. Der Hauptzweck ist die feuersichere Aufbewahrung dieser Unterlagen, die oft jahrelang aufbewahrt werden müssen. Bargeld oder Schmuck haben dort nichts zu suchen. Das Haupteinsatzgebiet eines feuersicheren Dokumentenschrankes wird daher im gewerblichen Bereich liegen.
Was ist der feuersichere Datenschutzschrank?
Dokumente gibt es nicht nur in Papierform. Sie können auf digitalen Datenträgern abgespeichert sein. Dazu gehören DVDs, CDs, sämtliche Sticks, externe Festplatten usw.
Der feuersichere Datenschrank hat eine andere Inneneinrichtung als der feuersichere Dokumentenschrank. Häufig lässt sich diese nach individuellen Wünschen gestalten.
Man kann nun sagen, für
- Papierdokumente ist der feuersichere Dokumentenschrank die richtige Lösung,
- für Datenträger der feuersichere Datenschutztresor.
Einen gravierenden Unterschied gibt es jedoch – beim Feuerschutz wird unterschieden, ob der Inhalt nur aus Papier besteht oder ob es Datenträger sind.
Feuerschutz für Papierdokumente oder Datenträger
Es gibt zwei Kennzeichnungen, damit sofort ersichtlich ist, worauf sich der Feuerschutz bezieht.
- „P“ – wie Papier
- „DIS“ – Datenträger
Darauf ist unbedingt zu achten. Ein Datenschutzschrank mit Feuerschutz „DIS“ schützt auch Papier, aber ein Feuerschutz „P“ keine Datenträger!
Den Feuerschutz gibt es jeweils für eine bestimme Zeitspanne:
- 30 Minuten
- 60 Minuten
- 120 Minuten
Die Testverfahren verlaufen ähnlich. Die Tresore kommen für die ausgewählte Zeitspanne in Spezialbrandöfen und werden stark erhitzt. Die Innentemperatur darf einen gewissen Grad nicht überschreiten. Beim Braunschweig-Test kommt noch eine Sturzprüfung von 9.15 m dazu.
Tests für Papier sind z.B.
- UL-Test für 30. 60 oder 120 Minuten
- LFS 30 P oder 60 P nach EN 15659
- S 60 P, S 120 P (Braunschweig-Test)
Tests für Datenträger sind z.B.
- ETL-Fire Testing für 30, 60 oder 120 Minuten
- S 60 DIS, S 120 DIS (Braunschweig-Test)
Tresore, die eines dieser Testverfahren durchlaufen haben, sind hinsichtlich des Feuerwiderstandes geprüft worden. Das Zertifikat ist in Form einer Plakette im Inneren des Safes zu finden.
Beim Kauf muss man also auswählen zwischen
- Feuerschutz Papier oder Feuerschutz Datenträger
- 30, 60 oder 120 Minuten Feuerschutz
Weitere Detail über Feuerschutz und Brandschutzklassen
